Riskmanagement

U organiseert uw event in de eerste plaats om een unieke beleving te creëren rond uw merk of uw bedrijf. Met creativiteit en spraakmakende experiences zorgt u voor de wauw-factor bij uw klanten of stakeholders. Maar zodra het misloopt, dreigt uw event uit te groeien tot een regelrechte ramp. Een event organiseren is altijd risico’s nemen. Toch kunt u veel doen om de veiligheid op uw event te garanderen.

Veilig organiseren betekent risico’s beheersen en deze tot een minimum reduceren. Daarom staat van startmeeting tot eindevaluatie de veiligheid van uw event bovenaan de agenda. Veiligheid is onderdeel van elk eventplan.

Compane steunt u daarbij. Met de volgende 6 bouwstenen beheersen we de veiligheid op uw event.

• Veiligheid van bij de start
• Een multidisciplinair team
• Risico-inventarisatie en -analyse
• Veiligheidsdraaiboek
• Oefenen en bijsturen
• Veiligheidsronde

Crisismanagement

Hoe goed voorbereid u ook bent, elk risico voorkomen is onmogelijk. Compane bereidt u voor op het onverwachte.

Compane is thuis in rampenmanagement en zorgt voor een veiligheidsadviseur die ter plaatse instaat voor de veiligheid van uw event. Hij brieft de medewerkers en coördineert de veiligheidsaanpak tijdens uw evenement.

Uiteraard beginnen we nooit onvoorbereid aan die opdracht. Vooraf nemen we met u het draaiboek door en de veiligheidsadviseur neemt deel aan de veiligheidsronde op het terrein. Hij legt contacten met de vijf disciplines: brandweer, EHBO, politie, logistiek en communicatie. Hij maakt vooraf duidelijke afspraken over de taakverdeling. Zo verliest u geen tijd tijdens een crisis. De veiligheidsadviseur beschikt over een draaiboek, de nodige telefoonnummers en het mandaat om snel extra middelen en mensen in te schakelen. Tot slot werkt hij nauw samen met de aangestelde crisiscommunicator.

Crisiscommunicatie

Voor, tijdens en na uw evenement communiceren we over de veiligheid op uw event. We zetten alles op alles om risico’s te vermijden en het welzijn van uw bezoekers te verhogen. Kortom, crisiscommunicatie betekent liever een crisis voorkomen dan genezen.

Bij Compane weten we namelijk dat de crisiscommunicatie al start bij de voorbereiding van uw event. Binnen uw team moet vooraf duidelijk zijn wie, wat wanneer communiceert als zich een crisis voordoet. Maar ook de communicatie met uw publiek begint al voor de grote dag. Tijdens een crisis heeft uw publiek een voorsprong als het al vertrouwd is met uw social media en de dialoog al is opgestart. Bovendien lost u met de juiste communicatie problemen op nog voor ze zich stellen. Denk maar aan communicatie over de aanrij- en parkeerroutes of over welke voorwerpen en tassen mee naar binnen mogen. Verder helpen kleine tips voor een vlottere afhandeling van incidenten.

We know – we do – we care.

Tijdens een crisis heerst veel onzekerheid. Bovendien strookt de perceptie niet altijd met de realiteit. Met Compane haalt u een ervaren crisiscommunicator in huis. Hij gaat niet af op het buikgevoel, maar analyseert de feiten en de perceptie bij het publiek. Hij leeft mee met de slachtoffers en luistert naar de vragen die leven. Hij communiceert open en transparant. Wat weten we en wat (nog) niet? Wat doen de hulpdiensten en de organisator om de crisis op te lossen?

Evaluatie

Na elk event volgt zo snel mogelijk een nabespreking. Uit de evaluatie halen we leerpunten die we vertalen in nieuwe werkprocessen en betere maatregelen voor de toekomst. Als zich een crisis heeft voorgedaan, trekken we tijd uit om samen met uw medewerkers de gebeurtenissen te verwerken.

Wat houdt een risicoanalyse in?

Met een risicoanalyse van uw event brengt Compane zo veel mogelijk risico’s in kaart, zodat u tijdig de juiste veiligheidsmaatregelen kunt nemen. Als eventorganisator bent u namelijk juridisch verantwoordelijk en aansprakelijk voor de veiligheid van uw personeel en van de bezoekers van uw evenement.